Distributsiyada debitorlik qarzdorligini qanday kamaytirish mumkin?

Savdo hajmi oshgan, ombordan mahsulot chiqyapti, savdo agentlari buyurtma olyapti. Lekin kompaniya yetkazib beruvchilar, logistika va xodimlar xarajatlarini to‘lash uchun pul izlayapti.

Bunday vaziyatda muammo savdo yo‘qligida emas. Sotilgan mahsulot uchun pulning o‘z vaqtida qaytmayotganida bo‘lishi mumkin.

Debitorlik qarzdorligini kamaytirish faqat qarzdor mijozlarga qo‘ng‘iroq qilish bilan hal bo‘lmaydi. Buning uchun nasiya savdo shartlari, kredit limitlari, buyurtma nazorati, hujjatlar va undirish jarayoni yagona tizim sifatida ishlashi kerak.

Debitorlik qarzdorligi nima?

Debitorlik qarzdorligi distribyutor mahsulotni mijozga yetkazib bergan, ammo uning pulini hali olmaganida yuzaga keladi.

Masalan, savdo nuqtasiga 10 million so‘mlik mahsulot 14 kun ichida to‘lash sharti bilan yetkazildi. To‘lov kelguniga qadar ushbu summa distribyutorning debitorlik qarzdorligi hisoblanadi.

Debitorlik qarzdorligining o‘zi muammo emas. Nasiya savdo mijozlarga ko‘proq mahsulot xarid qilish imkonini berishi va distribyutorning savdo hajmini oshirishi mumkin. Muammo qarzdorlik kelishilgan muddatdan oshib ketganda yoki uning miqdori kompaniyaning pul oqimiga bosim o‘tkaza boshlaganda yuzaga keladi.

Bunday holatda kompaniyaning puli mahsulotda emas, mijozlarning to‘lanmagan hisoblarida qolib ketadi.

Nega distribyutorlikda qarzdorlik ko‘payadi?

Nasiya savdo uchun aniq qoida yo‘q

Ayrim kompaniyalarda savdo agenti qaysi mijozga qancha miqdorda va necha kunga nasiya berishni mustaqil belgilaydi. Qaror mijozning to‘lov tarixi yoki moliyaviy holatiga emas, savdoni yopish istagiga asoslanadi.

Natijada yangi va hali tekshirilmagan mijoz ham uzoq yildan beri hamkorlik qilayotgan, intizomli mijoz bilan bir xil shartlarda mahsulot olishi mumkin.

Barcha mijozlarga bir xil kredit limiti beriladi

Kredit limiti, ya’ni mijozga bir vaqtda nasiya berilishi mumkin bo‘lgan eng yuqori summa, mijozning savdo hajmi va to‘lov intizomiga mos bo‘lishi kerak.

Bir oyda 5 million so‘mlik mahsulot sotadigan savdo nuqtasiga 30 million so‘mlik limit berilishi qo‘shimcha xavf tug‘diradi. Aksincha, o‘z vaqtida to‘laydigan yirik mijozga juda past limit qo‘yish savdoni cheklashi mumkin.

Eski qarz turib, yangi buyurtma qabul qilinadi

Savdo agenti buyurtma olayotganda mijozning umumiy qarzi, muddati o‘tgan to‘lovlari yoki qolgan kredit limitini ko‘rmasa, unga yana mahsulot sotishi mumkin.

Bu holatda qarz bitta katta operatsiya tufayli emas, ketma-ket berilgan bir nechta buyurtma natijasida yig‘iladi.

Savdo agentining KPI ko‘rsatkichi faqat sotuvga bog‘langan

Agar agentga bonus faqat ombordan chiqarilgan mahsulot qiymati bo‘yicha berilsa, u uchun asosiy maqsad buyurtmani ko‘paytirish bo‘ladi. Mahsulot pulining qachon qaytishi ikkinchi darajaga tushib qoladi.

Kompaniya savdo rejasini bajargan bo‘lishi mumkin, lekin shu savdoning bir qismi hali pulga aylanmagan bo‘ladi.

Qarzdorlik haqidagi ma’lumotlar tarqoq

Buxgalteriyada bir summa, savdo agentining daftarida boshqa summa, mijozda esa uchinchi summa turishi mumkin. Qaytarilgan mahsulot, chegirma, qisman to‘lov yoki hujjatdagi xato vaqtida kiritilmasa, tomonlar qarz miqdori bo‘yicha kelisha olmaydi.

Natijada mijoz to‘lovni amalga oshirish o‘rniga avval hisobni aniqlashtirishni so‘raydi.

Undirish jarayoni kech boshlanadi

To‘lov muddati o‘tganidan bir necha hafta keyin mijozga murojaat qilish qarzni qaytarishni qiyinlashtiradi. To‘lov kuni mijozning o‘zi ham qarzni unutgan, mas’ul xodim almashgan yoki hujjat topilmagan bo‘lishi mumkin.

Qarzdorlikni boshqarish to‘lov muddati o‘tgandan keyin emas, undan oldin boshlanishi kerak.

Qaysi ko‘rsatkichlarni kuzatish kerak?

Qarzdorlikning faqat umumiy summasini ko‘rish yetarli emas. Rahbar qarzning tarkibi va qancha vaqtdan beri ochiq turganini ham bilishi kerak.

Muddati bo‘yicha qarzdorlik

Qarzlarni quyidagi guruhlarga ajratish mumkin:

• to‘lov muddati hali kelmagan;

• 1–7 kun kechikkan;

• 8–30 kun kechikkan;

• 31–60 kun kechikkan;

• 61–90 kun kechikkan;

• 90 kundan ko‘p kechikkan.

Bu qarzdorlikni muddati bo‘yicha tahlil qilish hisoblanadi. Bu undirish ishlarini qaysi mijozlardan boshlash kerakligini aniqlashga yordam beradi.

Muddati o‘tgan qarz ulushi

Ko‘rsatkich quyidagicha hisoblanadi:

Muddati o‘tgan qarz ulushi = muddati o‘tgan qarzdorlik ÷ umumiy debitorlik qarzdorligi × 100%

Masalan, umumiy qarzdorlik 500 million so‘m, shundan 125 million so‘mi muddati o‘tgan bo‘lsa, muddati o‘tgan qarz ulushi 25 foizni tashkil qiladi.

Bu shartli hisob-kitob. Kompaniya maqbul chegarani o‘zining nasiya savdo siyosati, marjasi va pul oqimidan kelib chiqib belgilashi kerak.

DSO: pulni undirish uchun ketayotgan o‘rtacha vaqt

DSO, ya’ni sotuvdan tushadigan pulni undirish kunlari, nasiya savdo qancha vaqtda pulga aylanayotganini ko‘rsatadi.

Soddalashtirilgan formula:

DSO = debitorlik qarzdorligi ÷ nasiya savdo hajmi × davrdagi kunlar soni

Masalan, oy oxiridagi debitorlik qarzdorligi 300 million so‘m, shu oydagi nasiya savdo 600 million so‘m bo‘lsa:

300 ÷ 600 × 30 = 15 kun

Bu misolda nasiya savdoni pulga aylantirish o‘rtacha 15 kunni olmoqda.

DSO’ni alohida filiallar, hududlar, agentlar va mijoz guruhlari bo‘yicha kuzatish muammoning qayerda ekanini aniqroq ko‘rsatadi.

Kredit limitidan oshgan mijozlar

Rahbar quyidagilarni alohida ko‘rishi kerak:

• limiti tugagan mijozlar;

• limitdan oshgan mijozlar;

• eski qarzi bor holda yangi buyurtma bergan mijozlar;

• to‘lov muddati muntazam buzilayotgan mijozlar.

Debitorlik qarzdorligini kamaytirish uchun 7 qadam

1. Avval qarzdorlik ma’lumotlarini tozalang

Qarzdor mijozlarga talab qo‘yishdan oldin tizimdagi summalar to‘g‘ri ekanini tekshirish kerak.

Har bir ochiq qarz bo‘yicha quyidagilar mavjud bo‘lishi lozim:

• mijoz nomi va savdo nuqtasi;

• shartnoma yoki kelishuv;

• buyurtma va hisob hujjati;

• mahsulot yetkazilgan sana;

• to‘lov muddati;

• to‘langan va qolgan summa;

• qaytarilgan mahsulotlar;

• mas’ul agent yoki menejer.

Qarz miqdori bo‘yicha tafovut mavjud bo‘lsa, mijoz bilan solishtirma o‘tkaziladi. Noto‘g‘ri qoldiq, kiritilmagan to‘lov yoki qaytarilmagan hujjat alohida tuzatiladi.

2. Mijozlarni to‘lov intizomi bo‘yicha guruhlang

Barcha mijozlarga bir xil shart berish o‘rniga ularni to‘lov tarixiga qarab guruhlash mumkin.

Masalan:

• A guruhi: o‘z vaqtida to‘laydigan barqaror mijozlar;

• B guruhi: ba’zan kechiktiradigan, lekin qarzini yopadigan mijozlar;

• C guruhi: muntazam kechiktiradigan yoki bahsli qarzi bor mijozlar;

• yangi mijozlar: hali yetarli to‘lov tarixi shakllanmagan mijozlar.

A guruhidagi mijozga uzoqroq to‘lov muddati yoki kattaroq limit berish mumkin. C guruhi uchun esa limitni kamaytirish, qisman oldindan to‘lov yoki faqat naqd savdoga o‘tish ko‘rib chiqiladi.

Mijoz guruhini faqat savdo hajmi asosida belgilash to‘g‘ri emas. Katta hajmda mahsulot olayotgan, ammo doim kech to‘laydigan mijoz yuqori xavf tug‘dirishi mumkin.

3. Kredit limiti va to‘lov muddatini alohida belgilang

Kredit siyosatida kamida quyidagi savollarga javob bo‘lishi kerak:

• kimga nasiya sotish mumkin;

• limitni kim tasdiqlaydi;

• boshlang‘ich limit qancha;

• to‘lov muddati necha kun;

• limit qaysi holatda oshiriladi yoki kamaytiriladi;

• kechikish boshlanganida yangi buyurtma beriladimi;

• istisnoni kim tasdiqlaydi.

Limitni belgilashda mijozning o‘rtacha xaridi, to‘lov tarixi, kechikishlar soni, joriy qarzi va hamkorlik muddati hisobga olinadi.

Savdo agenti limitni mustaqil ravishda o‘zgartira olmasligi kerak. Istisno holatlari mas’ul rahbar tomonidan tasdiqlanib, qaror sababi tizimda saqlanishi maqsadga muvofiq.

4. Buyurtma vaqtida qarzni tekshiring

Qarzdorlik nazorati buyurtma tasdiqlangandan keyin emas, savdo agenti uni olayotgan vaqtda ishlashi kerak.

Agent quyidagilarni ko‘ra olishi lozim:

• mijozning umumiy qarzi;

• muddati o‘tgan qarzi;

• eng yaqin to‘lov sanasi;

• mavjud kredit limiti;

• yangi buyurtmadan keyingi umumiy qarz.

Mijoz limitdan oshgan yoki eski qarzi belgilangan chegaradan o‘tgan bo‘lsa, tizim buyurtmani to‘xtatishi yoki rahbar tasdig‘iga yuborishi mumkin.

Shunda muammo qarz yig‘ilib bo‘lgandan keyin emas, yangi xavfli savdo amalga oshishidan oldin boshqariladi.

5. Yetkazib berish va to‘lov hujjatlarini nazorat qiling

Mahsulot yetkazilgan, ammo mijoz qabul qilganini tasdiqlovchi hujjat yo‘q bo‘lsa, to‘lov vaqtida kelishmovchilik yuzaga kelishi mumkin.

Shuning uchun yetkazib berish jarayonida:

• buyurtma tarkibi;

• haqiqiy yetkazilgan mahsulot;

• qabul qilgan shaxs;

• qaytarilgan mahsulot;

• qabul qilish sanasi;

• to‘lov sharti

aniq qayd etilishi kerak.

Naqd yoki boshqa shaklda olingan to‘lovlar ham o‘sha kunning o‘zida mijoz balansiga kiritilishi lozim. Aks holda agent, kassir, buxgalteriya va mijozdagi ma’lumotlar bir-biridan farq qila boshlaydi.

6. Eslatma va undirish tartibini oldindan belgilang

Mijoz bilan faqat qarz muddati ancha o‘tib ketgach bog‘lanish o‘rniga bosqichli tartib joriy qilish mumkin.

Masalan:

• to‘lovdan 2–3 kun oldin eslatma;

• to‘lov kuni hisob va rekvizitlarni qayta yuborish;

• 1–3 kunlik kechikishda agent orqali bog‘lanish;

• 4–7 kunlik kechikishda mas’ul menejerga chiqarish;

• uzoqroq kechikishda yangi buyurtmani cheklash;

• muammo hal bo‘lmasa, moliya rahbari va kompaniyaning huquqiy tartibiga muvofiq keyingi chorani belgilash.

Har bir bosqich uchun mas’ul shaxs, aloqa usuli va natijani qayd etish tartibi bo‘lishi kerak. Mijoz “juma kuni to‘layman” degan bo‘lsa, bu va’da sanasi tizimga yozilishi va shu kuni tekshirilishi lozim.

Penya, ta’minot yoki boshqa huquqiy choralar qo‘llanadigan bo‘lsa, ular shartnomada aniq ko‘rsatilishi va yurist bilan tekshirilishi kerak.

7. Savdo jamoasi KPI ko‘rsatkichini pul tushumi bilan bog‘lang

Savdo agentining natijasini faqat buyurtma yoki yetkazib berilgan mahsulot qiymati bilan o‘lchash qarzdorlik xavfini oshirishi mumkin.

KPI tizimiga quyidagilarni ham kiritish mumkin:

• muddati o‘tmagan savdo ulushi;

• reja bo‘yicha undirilgan summa;

• agent portfelidagi muddati o‘tgan qarz;

• mijozlarning to‘lov va’dalariga rioya qilishi;

• uzoq muddatli qarzlarning kamayishi.

Bunda agentni buxgalter yoki undiruvchiga aylantirish shart emas. Uning vazifasi mijoz bilan aloqa qilish, to‘lov shartini eslatish va muammo haqida moliya bo‘limiga vaqtida xabar berishdan iborat bo‘lishi mumkin.

Qarzdorlikni kamaytirish uchun 30 kunlik ish rejasi

Birinchi hafta

• qarzdorlik reyestrini tayyorlash;

• mijozlar bilan qoldiqlarni solishtirish;

• qarzlarni muddati bo‘yicha ajratish;

• eng yirik va eng eski qarzlarni aniqlash.

Ikkinchi hafta

• mijozlarni to‘lov intizomi bo‘yicha guruhlash;

• kredit limitlari va to‘lov muddatlarini qayta ko‘rib chiqish;

• limitdan oshgan mijozlar ro‘yxatini tuzish;

• nasiya savdo bo‘yicha javobgarlarni belgilash.

Uchinchi hafta

• eslatma va undirish bosqichlarini joriy qilish;

• to‘lov va’dalarini qayd etishni boshlash;

• eski qarzi bor mijozlarning yangi buyurtmalarini nazoratga olish;

• savdo va moliya bo‘limlari uchun yagona ish tartibini tasdiqlash.

To‘rtinchi hafta

• muddati o‘tgan qarz ulushini qayta hisoblash;

• DSO va to‘lov intizomini mijozlar hamda agentlar kesimida tahlil qilish;

• ishlamagan choralarni aniqlash;

• keyingi oy uchun undirish rejasini tuzish.

Bir oy ichida barcha qarzni yopish har doim ham mumkin emas. Birinchi maqsad qarzdorlik haqidagi ma’lumotni tozalash, yangi muddati o‘tgan qarz paydo bo‘lishini cheklash va undirish jarayonini muntazam boshqarishga o‘tishdir.

Sales Doctor qarzdorlik nazoratiga qanday yordam beradi?

Sales Doctor’da rahbar mijozlar kesimida qarzdorlik, to‘lov muddati va savdo tarixini markazlashgan holda kuzatishi mumkin. Savdo agenti buyurtma olayotganda mijozning joriy qarzi va mavjud limitini ko‘radi.

Mavzuga mos ravishda tizim quyidagi jarayonlarni tartibga solishga yordam beradi:

• mijozning qarzdorligini buyurtma vaqtida tekshirish;

• kredit limitlarini nazorat qilish;

• muddati o‘tgan qarzlarni ajratish;

• qarzdorlikni agent, hudud va mijoz bo‘yicha tahlil qilish;

• to‘lovlar haqidagi ma’lumotni savdo va moliya bo‘limlari uchun yagona joyda saqlash;

• to‘lov eslatmalarini avtomatlashtirish.

Tizimning o‘zi qarzni qaytarib bermaydi. Natija kompaniyaning nasiya savdo siyosati, ma’lumotlarning to‘g‘riligi, xodimlar mas’uliyati va belgilangan tartibga amal qilinishiga bog‘liq.

FAQ

Debitorlik qarzdorligini butunlay yo‘qotish kerakmi?

Shart emas. Nasiya savdo distribyutorning tijorat siyosatining bir qismi bo‘lishi mumkin. Asosiy vazifa qarzdorlikni kelishilgan muddat va kompaniyaning pul oqimiga mos darajada ushlab turishdir.

Kredit limiti qanday belgilanadi?

Limit mijozning o‘rtacha xaridi, to‘lov tarixi, kechikishlar soni, joriy qarzi va hamkorlik muddatidan kelib chiqib belgilanadi. Yangi yoki xavfi yuqori mijoz uchun pastroq boshlang‘ich limit qo‘llanishi mumkin.

Qarzi bor mijozga yangi mahsulot berish mumkinmi?

Bu kompaniyaning kredit siyosatiga bog‘liq. To‘lov muddati hali kelmagan va mijoz limitdan oshmagan bo‘lsa, savdo davom etishi mumkin. Muddati o‘tgan qarz yoki limitdan oshish holatida esa buyurtma qo‘shimcha tasdiqqa yuborilishi maqsadga muvofiq.

DSO qancha bo‘lishi kerak?

Barcha distribyutorlar uchun yagona me’yor yo‘q. DSO kompaniya bergan to‘lov muddati, mahsulot toifasi va mijozlar tarkibiga bog‘liq. Uni o‘tgan davr, belgilangan to‘lov sharti va alohida mijoz guruhlari bilan taqqoslash foydaliroq.

Qarzdorlik uchun kim javobgar bo‘lishi kerak?

Jarayonda savdo agenti, savdo rahbari, moliya bo‘limi va buxgalteriyaning vazifalari alohida belgilanishi kerak. Yakuniy nazorat esa bitta mas’ul rahbar yoki bo‘limda bo‘lishi lozim.