Inventarizatsiyani qanday o‘tkazish kerak?

Hisobotda mahsulotdan 120 dona borligi ko‘rsatilgan, omborda esa 114 dona chiqdi. Qolgan olti dona sotilganmi, boshqa javonga qo‘yilganmi, hujjatsiz berilganmi yoki hisobga noto‘g‘ri kiritilganmi?

Inventarizatsiyaning vazifasi faqat yetishmayotgan mahsulotni topish emas. U ombordagi haqiqiy qoldiqni tizim ma’lumotlari bilan solishtirish, tafovut sababini aniqlash va bir xil xato qayta takrorlanmasligi uchun jarayonni tuzatishga yordam beradi.

Inventarizatsiya nima?

Inventarizatsiya — kompaniyaning omborida haqiqatda mavjud mahsulotlarni sanash, tortish yoki o‘lchash hamda natijani buxgalteriya va ombor hisobi bilan solishtirish jarayoni.

To‘g‘ri o‘tkazilgan inventarizatsiya quyidagi savollarga javob beradi:

• omborda qaysi mahsulotdan qancha bor;

• tizimdagi qoldiq haqiqiy qoldiqqa mos keladimi;

• qaysi mahsulotlarda kamomad yoki ortiqcha qoldiq mavjud;

• yaroqlilik muddati o‘tgan yoki shikastlangan mahsulotlar qancha;

• tafovut qaysi jarayonda yuzaga kelgan.

O‘zbekistonning amaldagi 19-sonli Buxgalteriya hisobining milliy standartiga ko‘ra, mol-mulk inventarizatsiyasi uning joylashgan joyi va moddiy javobgar shaxs bo‘yicha o‘tkaziladi. Tovar-moddiy zaxiralar kamida yiliga bir marta, oziq-ovqat mahsulotlari esa har chorakda inventarizatsiya qilinishi kerak. Inventarizatsiya qachon o‘tkaziladi?

Faqat yil oxirida inventarizatsiya qilish ombor nazorati uchun yetarli bo‘lmasligi mumkin. Bir yil davomida yuzaga kelgan xatoni kech aniqlash uning sababini topishni qiyinlashtiradi.

Inventarizatsiya quyidagi holatlarda o‘tkazilishi kerak:

• yillik moliyaviy hisobot tayyorlashdan oldin;

• moddiy javobgar shaxs almashganda;

• o‘g‘irlik, suiiste’mol yoki mahsulot buzilishi aniqlanganda;

• favqulodda vaziyatlardan keyin;

• ombor boshqa xodimga topshirilganda;

• tizimdagi qoldiq bilan amaldagi qoldiq muntazam mos kelmayotganda;

• yangi ombor tizimiga o‘tishdan oldin.

Moddiy javobgar shaxs almashganda inventarizatsiya ishlarni qabul qilish va topshirish kunida o‘tkazilishi belgilangan. sulot harakati ko‘p bo‘lgan omborlarda yiliga bir marta yalpi sanash bilan cheklanmasdan, tanlab yoki davriy inventarizatsiya qilish foydali. Tekshiruvlar oralig‘i mahsulot harakati ko‘paygan sari qisqartirilishi mumkin, chunki ko‘p kirim va chiqim xato ehtimolini oshiradi. Inventarizatsiyaga qanday tayyorlanish kerak?

Inventarizatsiyaning aniqligi sanash boshlanganidan oldingi tayyorgarlikka bog‘liq. Tartibsiz omborda mahsulotni ikki marta sanash, ayrim qutilarni unutish yoki boshqa SKU sifatida qayd etish oson.

SKU — ombordagi har bir alohida mahsulot turi, hajmi, ta’mi yoki o‘ramiga berilgan hisob birligi.

Inventarizatsiya sanasi va vaqtini belgilang

Mahsulot harakati eng kam bo‘ladigan vaqtni tanlash maqsadga muvofiq. Masalan, ish kuni tugagandan keyin yoki buyurtmalar jo‘natilmaydigan kunda.

Buyruqda quyidagilar ko‘rsatilishi kerak:

• inventarizatsiyaning boshlanish sanasi;

• tugash muddati;

• tekshiriladigan omborlar;

• komissiya tarkibi;

• inventarizatsiya o‘tkazilishining sababi;

• mas’ul xodimlar.

Amaldagi standartda inventarizatsiyani boshlash va tugatish muddatlari rahbar buyrug‘ida belgilanishi ko‘rsatilgan. Inventarizatsiya komissiyasini tuzing

Inventarizatsiyani faqat omborchining o‘ziga topshirish to‘g‘ri emas. Omborchi mahsulotlarning joylashuvini tushuntirishi va sanashda ishtirok etishi mumkin, ammo natija mustaqil ravishda tekshirilishi kerak.

Inventarizatsiya komissiyasiga odatda quyidagilar kiritiladi:

• rahbar yoki uning vakili;

• buxgalteriya xodimi;

• ombor jarayonini biladigan mutaxassis;

• zarur bo‘lsa, ichki audit yoki nazorat xodimi.

Amaldagi 19-sonli BHMS bo‘yicha doimiy komissiyaga tashkilot rahbari yoki uning o‘rinbosari hamda buxgalteriya xizmati rahbari kiradi. Ish hajmi katta bo‘lsa, alohida ishchi komissiyalar tuzilishi mumkin. Komissiya a’zolaridan biri ishtirok etmasa, bu inventarizatsiya natijalarini haqiqiy emas deb topishga asos bo‘lishi mumkin. Barcha kirim va chiqim hujjatlarini yakunlang

Inventarizatsiyadan oldin omborga kelgan, ammo tizimga kiritilmagan mahsulotlar bo‘lmasligi kerak. Xuddi shuningdek, ombordan chiqarilgan mahsulotlarning hujjatlari ham rasmiylashtirilgan bo‘lishi zarur.

Moddiy javobgar shaxs inventarizatsiya boshlanishidan oldin barcha kirim-chiqim hujjatlari topshirilgani, kelgan mahsulotlar kirim qilingani va chiqarilganlari hisobdan chiqarilgani haqida tasdiq beradi. Omborni sanashga tayyorlang

Inventarizatsiyadan oldin mahsulotlarni:

• kategoriya va SKU bo‘yicha ajrating;

• bir xil mahsulotlarni bitta hududga joylashtiring;

• ochilgan va yopiq qutilarni alohida qo‘ying;

• shikastlangan mahsulotlarni ajrating;

• qaytarilgan mahsulotlarni alohida belgilang;

• yaroqlilik muddati o‘tgan mahsulotlarni sotuv qoldig‘iga qo‘shmang;

• har bir javon va saqlash hududiga raqam bering.

Rasmiy talabga ko‘ra, mahsulotlar nomi, navi va hajmi bo‘yicha sanashga qulay tartibda joylashtirilishi kerak. Inventarizatsiyani bosqichma-bosqich o‘tkazish

1. Ombordagi harakatlarni vaqtincha to‘xtating

Sanash vaqtida mahsulotlar qabul qilinishi yoki chiqarilishi davom etsa, natija tezda eskiradi. Shu sababli inventarizatsiya boshlanishidan oldin tizimdagi qoldiq uchun aniq kesish vaqtini belgilang.

Masalan:

24-iyul soat 20:00 dan keyingi barcha kirim va chiqimlar yangi davrga kiritiladi.

Inventarizatsiya uzoq davom etsa va mahsulot chiqarish zarur bo‘lsa, bunday harakat alohida hujjatlashtirilishi kerak. Standartga ko‘ra, inventarizatsiya davomida kelgan va chiqarilgan mahsulotlar alohida ro‘yxatga kiritiladi. 2. Sanash yo‘nalishini belgilang

Komissiyalar bir-birining hududiga aralashmasligi kerak. Omborni aniq zonalarga ajrating:

• qabul qilish hududi;

• asosiy saqlash javonlari;

• yig‘ish hududi;

• qaytarilgan mahsulotlar hududi;

• shikastlangan mahsulotlar hududi;

• vaqtincha saqlash joylari.

Sanashni omborning bir chetidan boshlab, oldindan belgilangan yo‘nalishda davom ettirish qulay. Sanalgan javon yoki qatorga belgi qo‘yiladi.

Bu usul mahsulotning ikki marta sanalishi yoki butun bir hududning tekshirilmay qolish xavfini kamaytiradi.

3. Mahsulotni amalda sanang

Inventarizatsiya ro‘yxatiga tizimdagi tayyor qoldiqni ko‘chirib, uni tasdiqlash inventarizatsiya hisoblanmaydi.

Har bir mahsulot:

• donalab sanalishi;

• vazniga qarab tortilishi;

• hajmiga qarab o‘lchanishi;

• o‘ram va quti tarkibi tekshirilishi kerak.

Amaldagi standartda haqiqiy qoldiq moddiy javobgar shaxs ishtirokida majburiy sanash, tortish yoki o‘lchash orqali aniqlanishi belgilangan. Hisob ma’lumotlarini mahsulotni amalda tekshirmasdan ro‘yxatga kiritish taqiqlanadi. 4. Har bir SKU bo‘yicha ma’lumotni yozing

Inventarizatsiya ro‘yxatida kamida quyidagi ma’lumotlar bo‘lishi kerak:

• mahsulot nomi;

• SKU yoki nomenklatura raqami;

• artikul yoki shtrix-kod;

• o‘lchov birligi;

• partiya raqami;

• yaroqlilik muddati;

• saqlash joyi;

• amaldagi miqdor;

• sanashni bajargan xodimlar.

Rasmiy inventarizatsiya ro‘yxatida mahsulot nomenklatura raqami, turi, guruhi, artikuli, navi va miqdori har bir nom bo‘yicha ko‘rsatilishi kerak. 5. Yaroqlilik muddati va mahsulot holatini tekshiring

Bir xil mahsulotdan 500 dona topilishi qoldiqning hammasi sotishga tayyor ekanini anglatmaydi.

Sanash vaqtida mahsulotlarni kamida quyidagi holatlarga ajrating:

• sotishga tayyor;

• yaroqlilik muddati yaqin;

• yaroqlilik muddati o‘tgan;

• qadoqlanishi shikastlangan;

• qaytarilgan;

• sotishga yaroqsiz;

• boshqa kompaniyaga tegishli.

Boshqa tashkilotga tegishli yoki mas’ul saqlashga olingan mahsulotlar kompaniyaning o‘z qoldig‘iga qo‘shilmaydi. Ular uchun alohida inventarizatsiya ro‘yxati tuzilishi kerak. 6. Shubhali tafovutlarni qayta sanang

Bir SKU bo‘yicha katta farq aniqlansa, darhol kamomad deb xulosa qilishga shoshilmang.

Avval quyidagilarni tekshiring:

• mahsulot boshqa javonga qo‘yilmaganmi;

• bir xil mahsulot boshqa kod bilan ochilmaganmi;

• quti va dona o‘lchov birliklari aralashmaganmi;

• qaytarilgan mahsulot kirim qilinmaganmi;

• yetkazib berishga tayyorlangan mahsulot ombordan chiqarilmaganmi;

• kirim yoki chiqim hujjati kechiktirilmaganmi.

Qayta sanashni imkon qadar birinchi sanashda qatnashmagan xodimlar bajarishi kerak.

7. Natijani tizimdagi qoldiq bilan solishtiring

Sanash tugagach, haqiqiy qoldiq tizimdagi qoldiq bilan SKU darajasida solishtiriladi.

Tafovut formulasi:

Inventarizatsiya tafovuti = Haqiqiy qoldiq − Tizimdagi qoldiq

Misol:

• tizimdagi qoldiq: 240 dona;

• haqiqiy qoldiq: 232 dona;

• tafovut: −8 dona.

Manfiy natija kamomadni, musbat natija esa ortiqcha qoldiqni ko‘rsatadi.

Rasmiy solishtirish qaydnomasi aynan inventarizatsiya ro‘yxatidagi ma’lumotlar bilan buxgalteriya hisobi o‘rtasidagi tafovut aniqlangan mahsulotlar bo‘yicha tuziladi. Kamomad va ortiqcha qoldiq sabablarini qanday aniqlash kerak?

Inventarizatsiyaning eng muhim bosqichi tafovutni tizimda shunchaki to‘g‘rilash emas, uning sababini aniqlashdir.

Kamomadning ko‘p uchraydigan sabablari

• mahsulot hujjatsiz chiqarilgan;

• buyurtma ikki marta hisobdan chiqarilgan;

• qaytarilgan mahsulot omborga kirim qilinmagan;

• quti va dona noto‘g‘ri hisoblangan;

• mahsulot boshqa SKU kodi bilan sotilgan;

• shikastlangan tovar hujjatsiz yo‘q qilingan;

• mahsulot boshqa omborga ko‘chirilgan, lekin tizimda aks etmagan;

• yig‘ish yoki yetkazib berish vaqtida xato yuz bergan;

• noqonuniy olib chiqish sodir bo‘lgan.

Ortiqcha qoldiqning ko‘p uchraydigan sabablari

• kirim qilingan mahsulot miqdori noto‘g‘ri yozilgan;

• mahsulot tizimdan ortiqcha hisobdan chiqarilgan;

• sotuv bekor qilingan, ammo qoldiq tiklanmagan;

• qaytarilgan mahsulot kirim qilinmagan;

• bir mahsulot ikki xil kodda yuritilgan;

• qadoq o‘lchov birligi noto‘g‘ri sozlangan.

Har bir farq uchun sabab, mas’ul jarayon va tuzatish chorasi yozilishi kerak. “Tizim qoldig‘i to‘g‘rilandi” degan izoh muammoni hal qilmaydi.

Inventarizatsiya natijalarini qanday rasmiylashtirish kerak?

Inventarizatsiya yakunida quyidagi hujjatlar tayyorlanadi:

1. inventarizatsiya o‘tkazish haqidagi buyruq;

2. inventarizatsiya ro‘yxati;

3. moddiy javobgar shaxsning tasdig‘i;

4. solishtirish qaydnomasi;

5. kamomad va ortiqchalik sabablariga oid tushuntirishlar;

6. rahbarning yakuniy qarori;

7. hisobga kiritilgan tuzatishlar haqidagi ma’lumot.

Inventarizatsiya ro‘yxatlari qog‘ozda yoki axborot tizimi yordamida shakllantirilishi mumkin. Ro‘yxatlar komissiyaning barcha a’zolari va moddiy javobgar shaxs tomonidan imzolanadi. qlangan ortiqcha mahsulotlar hisobga kirim qilinishi, kamomad va buzilishlar bo‘yicha esa sabablar hamda mas’ul shaxslar aniqlanishi kerak. Natijalar inventarizatsiya tugagan oyning hisobi va hisobotida aks ettiriladi. Inventarizatsiyadan keyin qaysi ko‘rsatkichlarni kuzatish kerak?

Rahbar uchun faqat kamomadning umumiy summasini ko‘rish yetarli emas. Muammo qayerda va nima sababdan yuzaga kelganini ko‘rsatadigan ko‘rsatkichlar zarur.

Qoldiq aniqligi

Qoldiq aniqligi = Mos kelgan SKU soni ÷ Tekshirilgan SKU soni × 100%

Masalan, 1 000 ta SKUdan 930 tasida tizim va haqiqiy qoldiq mos kelsa, qoldiq aniqligi 93% bo‘ladi.

Bu shartli hisob-kitob bo‘lib, kompaniya ichki nazorati uchun ishlatilishi mumkin.

Tafovut summasi

Kamomad va ortiqcha qoldiqni faqat dona bilan emas, pul qiymatida ham ko‘rish kerak.

Aks holda 100 dona arzon mahsulot bilan besh dona qimmat mahsulotning kompaniyaga ta’siri bir xil ko‘rinib qoladi.

Takroriy xatolar

Qaysi SKU, ombor, xodim yoki operatsiyada tafovut qayta yuz berayotganini kuzating.

Masalan, qoldiq farqlarining asosiy qismi qaytarish operatsiyalarida yuzaga kelayotgan bo‘lsa, butun omborni emas, qaytarish jarayonini tuzatish kerak.

Hisobga olinmagan mahsulot harakatlari

Quyidagi operatsiyalar alohida nazorat qilinadi:

• hujjatsiz kirim;

• hujjatsiz chiqim;

• kechiktirib kiritilgan hujjatlar;

• bekor qilingan buyurtmalar;

• omborlararo ko‘chirishlar;

• qaytarishlar;

• hisobdan chiqarishlar.

Yalpi inventarizatsiya va davriy sanash o‘rtasidagi farq

Yalpi inventarizatsiyada ombordagi barcha mahsulotlar bir vaqtda sanaladi. Bu usul yil yakuni, moddiy javobgar shaxs almashishi yoki yangi tizimga o‘tishda kerak bo‘lishi mumkin.

Davriy sanashda esa mahsulotlarning ma’lum guruhi muntazam tekshiriladi. Masalan:

• tez sotiladigan mahsulotlar — haftalik;

• qimmat mahsulotlar — haftalik yoki oylik;

• o‘rtacha harakatdagi mahsulotlar — oylik;

• sekin harakatdagi mahsulotlar — choraklik.

Bu davriylik majburiy rasmiy muddat o‘rnini bosmaydi. U ombordagi xatolarni yil oxirigacha kutmasdan aniqlash uchun ichki nazorat vositasi hisoblanadi.

Amaldagi standart inventarizatsiyalar orasidagi davrda saqlash joylaridagi tovar-moddiy zaxiralarni tanlab tekshirish imkoniyatini ham nazarda tutadi. Inventarizatsiyada ko‘p uchraydigan xatolar

Tizimdagi qoldiqni sanash guruhiga oldindan berish

Xodim kutilayotgan miqdorni ko‘rib olsa, haqiqiy sonni mustaqil sanash o‘rniga shu raqamni tasdiqlashga moyil bo‘lishi mumkin.

Dastlab haqiqiy qoldiq sanalib, keyin tizim bilan solishtirilgani ma’qul.

Ombor harakatini to‘xtatmaslik

Sanash davomida mahsulot kirib-chiqishi tafovutni ko‘paytiradi. Zarur harakatlar alohida hujjatlashtirilishi kerak.

Faqat umumiy summani solishtirish

Bir mahsulotdagi ortiqcha qoldiq boshqa mahsulotdagi kamomadni pul summasida yashirib qo‘yishi mumkin. Solishtirish SKU darajasida bajarilishi kerak.

Kamomadni sababsiz hisobdan chiqarish

Qoldiqni tizimda o‘zgartirish muammoning kelib chiqish sababini yo‘qotmaydi. Keyingi inventarizatsiyada xuddi shu tafovut yana paydo bo‘lishi mumkin.

Shikastlangan mahsulotni oddiy qoldiqqa qo‘shish

Omborda mavjud, ammo sotishga yaroqsiz mahsulot sotuv qoldig‘i sifatida ko‘rsatilsa, savdo agenti amalda jo‘natib bo‘lmaydigan mahsulotni mijozga taklif qilishi mumkin.

Inventarizatsiyani avtomatlashtirish nimani o‘zgartiradi?

Elektron tizim inventarizatsiyaning o‘rniga mahsulotni sanab bermaydi. Ammo u sanash va solishtirish jarayonidagi qo‘lda bajariladigan ishlarni kamaytirishi mumkin.

Yagona ombor tizimi yordamida:

• mahsulotlar SKU va shtrix-kod bo‘yicha aniqlanadi;

• tizimdagi qoldiq avtomatik olinadi;

• haqiqiy qoldiq elektron ro‘yxatga kiritiladi;

• kamomad va ortiqcha qoldiq avtomatik solishtiriladi;

• omborlararo ko‘chirishlar tekshiriladi;

• kirim, chiqim, qaytarish va hisobdan chiqarish tarixi ko‘riladi;

• tafovut yuzaga kelgan operatsiyani izlash osonlashadi.

Sales Doctor’da ombor, buyurtma, yetkazib berish va qaytarish operatsiyalari bitta tizimda yuritilganda, rahbar inventarizatsiya natijasini alohida jadvallardan yig‘masdan, mahsulot harakatlari bilan birga tekshirishi mumkin.

Dastur mavjud xatoni faqat ko‘rsatadi. Natijaning yaxshilanishi mahsulot harakatlarini o‘z vaqtida kiritish, xodimlarning intizomi va ichki nazoratning qanday tashkil etilganiga bog‘liq.

Inventarizatsiyadan keyingi asosiy vazifa

Inventarizatsiya kamomadni aniqlash bilan tugamasligi kerak. Uning natijasi asosida ombordagi jarayon o‘zgartirilmasa, keyingi sanashda yana shu muammo yuzaga keladi.

Har bir katta tafovut uchun uchta savolga javob yozing:

1. Xato qaysi operatsiyada yuzaga kelgan?

2. Nima sababdan tizim yoki xodim xatoni to‘xtatmagan?

3. Xato takrorlanmasligi uchun qaysi nazorat qo‘shiladi?

Masalan, qaytarilgan mahsulotlar omborga kirim qilinmayotgan bo‘lsa, faqat qoldiqni ko‘paytirish yetarli emas. Qaytarishni qabul qilish, tekshirish va tizimga kiritish uchun mas’ul xodim hamda muddat belgilanishi kerak.

CTA

Ombordagi qoldiq nega muntazam mos kelmayotganini aniqlash uchun avval kirim, chiqim, qaytarish, ko‘chirish va hisobdan chiqarish jarayonlarini tekshiring.

Sales Doctor mutaxassislari bilan ombor jarayonini diagnostika qilib, qoldiq tafovuti qaysi bosqichda yuzaga kelayotganini aniqlang.

FAQ

Inventarizatsiya yiliga necha marta o‘tkaziladi?

Tovar-moddiy zaxiralar kamida yiliga bir marta inventarizatsiyadan o‘tkaziladi. Oziq-ovqat mahsulotlari uchun amaldagi 19-sonli BHMSda har chorakda inventarizatsiya o‘tkazish belgilangan. Mahsulot harakati yuqori omborlarda ichki nazorat uchun qo‘shimcha davriy sanashlar tashkil etilishi mumkin. Inventarizatsiya vaqtida ombor ishlashi mumkinmi?

Imkon qadar mahsulot harakatini vaqtincha to‘xtatish kerak. Ishni to‘xtatib bo‘lmasa, inventarizatsiya davomida kelgan va chiqarilgan mahsulotlar alohida hujjatlashtiriladi. Inventarizatsiyani faqat omborchi o‘tkazishi mumkinmi?

Yo‘q. Moddiy javobgar shaxs sanashda qatnashadi, ammo inventarizatsiya tasdiqlangan komissiya tomonidan o‘tkazilishi kerak. Tizimdagi qoldiq bilan haqiqiy qoldiq mos kelmasa nima qilish kerak?

Avval mahsulot qayta sanaladi. Keyin kirim, chiqim, qaytarish, ko‘chirish, qadoq o‘lchov birligi va mahsulot kodlari tekshiriladi. Tafovut sababi aniqlangach, solishtirish qaydnomasi tuziladi va rahbar qarori asosida hisob tuzatiladi.

Inventarizatsiyani elektron shaklda o‘tkazish mumkinmi?

Ha. Amaldagi standart inventarizatsiya ro‘yxatlari va solishtirish qaydnomalarini axborot tizimlari yordamida yoki qog‘oz shaklida tayyorlash imkonini beradi.