Как провести инвентаризацию на складе

В отчёте указано 120 единиц товара, а на складе фактически 114. Оставшиеся шесть единиц продали, переставили на другую полку, отдали без документов или неверно провели в учёте?

Цель инвентаризации — не только поиск недостающего товара. Она помогает сравнить фактический остаток на складе с данными системы, определить причину расхождения и скорректировать процесс, чтобы та же ошибка не повторилась.

Что такое инвентаризация

Инвентаризация — это процесс подсчёта, взвешивания или измерения продукции, фактически находящейся на складе компании, и сравнения результата с данными учёта и инвентарными записями.

Правильно проведённая инвентаризация отвечает на следующие вопросы:

• сколько товара есть на складе;

• соответствует ли остаток в системе фактическому остатку;

• по каким товарам есть недостача или излишек;

• сколько просроченного или повреждённого товара;

• в каком процессе возникло расхождение.

Согласно действующему Национальному стандарту бухгалтерского учёта Узбекистана (НСБУ) №19 инвентаризация имущества проводится по месту его нахождения и по материально ответственному лицу. Запасы следует инвентаризировать не реже одного раза в год, а продукты питания — ежеквартально.

Когда проводить инвентаризацию

Одной инвентаризации в конце года для складского контроля может быть недостаточно. Ошибку, допущенную в течение года, при позднем обнаружении сложно связать с её причиной.

Инвентаризацию необходимо проводить в следующих случаях:

• перед подготовкой годовой финансовой отчётности;

• при смене материально ответственного лица;

• при обнаружении кражи, злоупотребления или порчи товара;

• после чрезвычайных ситуаций;

• при передаче склада другому сотруднику;

• когда остаток в системе и фактический остаток регулярно не совпадают;

• перед переходом на новую складскую систему.

При смене материально ответственного лица инвентаризацию назначают на день приёма-передачи дел. На складах с высокой проходимостью полезно проводить выборочную или периодическую инвентаризацию, не ограничиваясь сплошной проверкой раз в год. Чем интенсивнее движение товара, тем короче должен быть интервал проверки: больше приходов и расходов — выше вероятность ошибки.

Как подготовиться к инвентаризации

Точность инвентаризации зависит от подготовки, проведённой до начала подсчёта. На захламлённом складе легко пересчитать товар дважды, пропустить отдельные коробки или записать их как разные SKU.

SKU — это единица учёта, которая присваивается каждому отдельному виду, размеру, вкусу или типу упаковки товара на складе.

Назначьте дату и время инвентаризации

Целесообразно выбирать время, когда движение товара минимально. Например, после окончания рабочего дня или в день, когда отгрузки не планируются.

В приказе необходимо указать:

• дату начала инвентаризации;

• срок её проведения;

• склады, которые проверяются;

• состав комиссии;

• основание для проведения инвентаризации;

• ответственных сотрудников.

В действующем стандарте указано, что даты начала и окончания инвентаризации определяются приказом.

Создайте инвентаризационную комиссию

Поручать инвентаризацию одному кладовщику некорректно. Кладовщик может пояснять, где находится товар, и участвовать в подсчёте, но результат необходимо проверять независимо от него.

В состав инвентаризационной комиссии обычно входят:

• руководитель или его представитель;

• бухгалтер;

• специалист по складским процессам;

• сотрудник внутреннего аудита или контроля, если такая функция есть.

Согласно действующему НСБУ №19 в состав постоянной комиссии входят руководитель организации или его заместитель и руководитель бухгалтерской службы. При большом объёме работ могут создаваться отдельные рабочие комиссии. Неучастие одного из членов комиссии может стать основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

Оформите все приходные и расходные документы

На складе не должно остаться товара, который поступил до начала инвентаризации, но не проведён в системе. Так же должны быть оформлены документы на продукцию, отгружаемую со склада.

Материально ответственное лицо подтверждает, что все приходные и расходные документы сданы, поступившая продукция оприходована, а выбывшая списана до начала инвентаризации.

Подготовьте склад к пересчёту

До начала инвентаризации товар нужно:

• отсортировать по категориям и SKU;

• разместить одинаковые позиции в одном месте;

• разделить открытые и закрытые коробки;

• отделить повреждённый товар;

• отдельно пометить возвраты;

• не включать в остаток, доступный к продаже, товар с истёкшим сроком годности;

• пронумеровать каждую полку и место хранения.

Согласно официальному требованию товары должны быть разложены в удобном для подсчёта порядке — по наименованию, виду и размеру.

Инвентаризация по шагам

1. Временно остановите работу склада

Если во время подсчёта товар продолжает поступать и отгружаться, результат быстро устареет. Поэтому до начала инвентаризации установите чёткое время отсечки остатка в системе.

Например: все приходы и отгрузки после 20:00 24 июля переносятся в новый период.

Если инвентаризация занимает много времени и отгрузка всё же необходима, такую операцию нужно документировать отдельно. По стандарту продукция, поступившая и выданная в ходе инвентаризации, включается в отдельную опись.

2. Задайте направление подсчёта

Участники комиссии не должны пересекаться на одной территории. Разделите склад на чёткие зоны:

• зона приёмки;

• основные стеллажи хранения;

• зона комплектации;

• зона возвратов;

• зона повреждённого товара;

• зоны временного хранения.

Удобно начинать подсчёт с одного конца склада и двигаться в заданном направлении, отмечая пронумерованную полку или ряд.

Такой порядок снижает риск дважды пересчитать один товар или оставить часть площади непроверенной.

3. Пересчитайте товар фактически

Перенос готовых данных из системы в инвентарную опись и их подтверждение инвентаризацией не считаются.

Каждую позицию необходимо:

• пересчитать;

• взвесить;

• измерить, если это требуется по виду товара;

• проверить по упаковке и содержимому коробки.

Действующим стандартом предусмотрено, что фактический остаток определяется обязательным подсчётом, взвешиванием или измерением с участием материально ответственного лица. Вносить в опись учётные данные без фактической проверки товара запрещено.

4. Вносите данные по каждому SKU

Инвентарная опись должна содержать как минимум следующие сведения:

• наименование товара;

• артикул или номенклатурный номер;

• SKU или штрих-код;

• единицу измерения;

• номер партии;

• срок годности;

• место хранения;

• фактическое количество;

• сотрудника, проводившего подсчёт.

В официальной инвентарной описи по каждому наименованию должны быть указаны номенклатурный номер продукции, вид, группа, артикул, сорт и количество.

5. Проверьте срок годности и состояние товара

Обнаружить 500 единиц одного товара не значит, что весь этот остаток готов к продаже.

При подсчёте разделяйте товар как минимум на следующие категории:

• готов к продаже;

• срок годности близок к истечению;

• срок годности истёк;

• упаковка повреждена;

• возврат;

• не подлежит продаже;

• принадлежит другой компании.

Продукция, принадлежащая другой организации или принятая на ответственное хранение, на собственный баланс компании не ставится. По ней составляется отдельная инвентарная опись.

6. Перепроверьте подозрительные отклонения

Если по одному SKU обнаружено большое отклонение, не спешите с выводом о недостаче.

Сначала проверьте следующее:

• не размещён ли товар на другой полке;

• не оприходован ли тот же товар под другим кодом;

• не смешаны ли единицы измерения коробок и штук;

• не поступил ли возвращённый товар;

• не снят ли со склада товар, подготовленный к отгрузке;

• не задержан ли приходный или расходный документ.

Пересчёт по возможности должен выполнять сотрудник, который не участвовал в первом подсчёте.

7. Сравните результат с остатком в системе

По завершении подсчёта фактический остаток сравнивается с остатком в системе на уровне SKU.

Формула расхождения:

Отклонение запасов = Фактический остаток – Остаток в системе

Пример:

• остаток в системе: 240 единиц;

• фактический остаток: 232 единицы;

• разница: –8 единиц.

Отрицательный результат указывает на недостачу, положительный — на излишек.

По продукции, где выявлено несоответствие данных инвентарной описи и бухгалтерского учёта, составляется официальная сличительная ведомость.

Как определить причины недостачи и излишков

Самый важный этап инвентаризации — не просто выровнять расхождение в системе, а установить его причину.

Распространённые причины недостачи

• товар отпущен без документов;

• заказ списан дважды;

• возвращённый товар не оприходован на склад;

• коробки и штуки пересчитаны неверно;

• товар продан под другим кодом SKU;

• повреждённый товар уничтожен без документов;

• товар перемещён на другой склад, но не отражён в системе;

• ошибка при комплектации или доставке;

• несанкционированный вынос товара.

Распространённые причины излишков

• количество поступившего товара указано неверно;

• списание товара в системе превысило фактическое;

• продажа отменена, но остаток не восстановлен;

• возвращённый товар не проведён;

• один товар ведётся под двумя разными кодами;

• неправильно задана единица измерения упаковки.

По каждому отклонению следует зафиксировать причину, процесс, в котором она возникла, и корректирующее действие. Комментарий «расхождение в системе исправлено» проблему не решает.

Как оформить результаты инвентаризации

По итогам инвентаризации подготавливаются следующие документы:

• приказ о проведении инвентаризации;

• инвентарная опись;

• подтверждение материально ответственного лица;

• сличительная ведомость;

• объяснения причин недостач и излишков;

• итоговое решение руководителя;

• сведения о корректировках, внесённых в учёт.

Инвентарные описи можно составлять на бумаге или в информационной системе. Описи подписывают все члены комиссии и материально ответственное лицо. Излишки продукции подлежат оприходованию, а по недостачам и нарушениям устанавливаются причины и ответственные лица. Результаты отражаются в учёте и отчётности того месяца, в котором инвентаризация завершена.

Какие показатели отслеживать после инвентаризации

Руководителю недостаточно видеть только общую сумму недостачи. Нужны показатели, которые показывают, где и почему возникла проблема.

Точность остатков

Точность остатков = количество совпавших SKU ÷ количество проверенных SKU × 100 %

Например, если по 930 SKU из 1000 данные системы и фактический остаток совпали, точность остатков составит 93 %.

Это условный показатель, который используется для внутреннего контроля компании.

Сумма отклонения

Недостачу и излишек следует рассматривать не только в единицах, но и в денежном выражении.

Иначе влияние ста дешёвых товаров и пяти дорогих на компанию будет восприниматься одинаково.

Повторяющиеся ошибки

Отслеживайте, по какому SKU, складу, сотруднику или операции расхождение повторяется.

Например, если большая часть расхождений возникает в операциях возврата, корректировать нужно процесс возврата, а не работу всего склада.

Неучтённые операции с товаром

Отдельно контролируются следующие операции:

• приход без документов;

• отпуск без документов;

• документы, введённые с опозданием;

• отменённые заказы;

• перемещения между складами;

• возвраты;

• списания.

Разница между сплошной и периодической инвентаризацией

При сплошной инвентаризации весь товар на складе пересчитывается одновременно. Такой способ нужен в конце года, при смене материально ответственного лица или при переходе на новую систему.

При периодической инвентаризации регулярно проверяется определённая группа товаров. Например:

• товары с высокой оборачиваемостью — еженедельно;

• дорогие товары — еженедельно или ежемесячно;

• товары со средней оборачиваемостью — ежемесячно;

• медленно оборачивающиеся товары — ежеквартально.

Такая периодичность не заменяет обязательную формальную инвентаризацию. Это инструмент внутреннего контроля, который позволяет выявлять складские ошибки, не дожидаясь конца года.

Действующий стандарт также допускает выборочную проверку запасов в местах хранения в период между инвентаризациями.

Распространённые ошибки при инвентаризации

Остатки из системы выдаются счётной группе заранее

Когда сотрудник видит ожидаемое количество, он склонен подтвердить его вместо того, чтобы пересчитать товар самостоятельно.

Правильнее сначала зафиксировать фактический остаток, а затем сравнить его с системным.

Движение на складе не остановлено

Приход и отгрузка товара во время подсчёта увеличивают расхождение. Необходимые операции нужно документировать отдельно.

Сравнивается только общая сумма

Излишек по одному товару может скрыть недостачу по другому в денежном выражении. Сравнивать нужно на уровне SKU.

Недостача списывается без выяснения причины

Изменение остатка в системе не устраняет причину проблемы. То же расхождение может появиться и в следующую инвентаризацию.

Повреждённый товар попадает в обычный остаток

Если товар, который есть на складе, но не подлежит продаже, отражён в доступном остатке, торговый агент может предложить клиенту позицию, которую фактически невозможно отгрузить.

Что меняет автоматизация инвентаризации

Электронная система не заменяет инвентаризацию списком товаров на экране. Но она сокращает ручную работу по подсчёту и сравнению.

При работе в единой складской системе:

• товары идентифицируются по SKU и штрих-коду;

• остаток в системе определяется автоматически;

• фактический остаток вносится в электронную опись;

• недостачи и излишки сравниваются автоматически;

• отслеживаются перемещения между складами;

• доступна история приходов, отгрузок, возвратов и списаний;

• проще найти операцию, в которой возникло расхождение.

В Sales Doctor складские операции, заказы, доставка и возвраты ведутся в одной системе, поэтому руководитель может проверять результат инвентаризации вместе с движением товара, не собирая данные из отдельных таблиц.

Программа лишь показывает уже существующую ошибку. Улучшение результата зависит от своевременного оформления операций с товаром, дисциплины сотрудников и того, как выстроен внутренний контроль.

Главная задача после инвентаризации

Инвентаризация не должна заканчиваться выявлением недостачи. Если складской процесс не изменить по её результатам, та же проблема возникнет при следующем подсчёте.

По каждому существенному расхождению ответьте на три вопроса:

• в какой операции возникла ошибка;

• почему система или сотрудник её не отсекли;

• какой контроль будет добавлен, чтобы ошибка не повторилась.

Например, если возвращённый товар не приходуется на склад, просто увеличить остаток недостаточно. Нужно определить, кто отвечает за приёмку, проверку и ввод возврата в систему и в какие сроки.

Чтобы понять, почему остатки регулярно не совпадают, начните с проверки процессов прихода, расхода, возврата, перемещения и списания.

Проведите диагностику складских процессов вместе с экспертами Sales Doctor и определите, на каком этапе возникает отклонение запасов.

Часто задаваемые вопросы

Сколько раз в год проводится инвентаризация?

Инвентаризация проводится не реже одного раза в год. Для продуктов питания действующий НСБУ №19 предусматривает ежеквартальную инвентаризацию. На складах с интенсивным движением товара для внутреннего контроля могут проводиться дополнительные периодические инвентаризации.

Может ли склад работать во время инвентаризации?

По возможности движение товара следует временно остановить. Если остановить работу невозможно, продукция, поступившая и выданная в ходе инвентаризации, оформляется отдельно.

Может ли инвентаризацию проводить только кладовщик?

Нет. Материально ответственное лицо участвует в подсчёте, но инвентаризацию должна проводить утверждённая комиссия.

Что делать, если остаток в системе и фактический остаток не совпадают?

Сначала товар пересчитывается повторно. Затем проверяются приходные, расходные, возвратные и передаточные документы, единицы измерения упаковки и коды товаров. После того как причина расхождения определена, составляется сличительная ведомость, и учёт корректируется по решению руководителя.

Можно ли оформить инвентаризацию в электронном виде?

Да. Действующий стандарт допускает составление инвентарных описей и сличительных ведомостей как в информационных системах, так и на бумаге.