Управление товарами с истекающим сроком годности: руководство для дистрибьюторов FMCG

На складе лежит 1000 коробок товара. Общий остаток в отчёте выглядит нормально, но у 300 коробок срок годности истекает уже в течение месяца. При этом торговые агенты не знают, какую партию продавать первой.

Обычно проблему замечают за несколько дней до истечения срока. На этом этапе у дистрибьютора остаётся ограниченный выбор: продать товар с большой скидкой, вернуть его поставщику или списать.

Контроль срока годности — это не только проверка дат на складе. Процесс должен связывать приёмку, оформление, заказ, отгрузку со склада и возврат товара.

Почему важен срок годности

В законодательстве Узбекистана срок годности пищевой продукции трактуется как период, в течение которого продукция пригодна к употреблению при соблюдении установленных требований безопасности. По истечении этого срока продукт может быть опасен для жизни и здоровья человека.

Согласно Закону «О защите прав потребителей», на пищевом продукте должны быть указаны дата производства, срок годности и условия хранения. Запрещается принимать и продавать товары без даты производства и срока годности, а также товары с истекшим сроком годности.

Источник: Национальная база данных законодательной информации Узбекистана.

Поэтому просроченный товар — это не только финансовые потери. Это вопрос безопасности пищевой продукции, доверия клиентов и соблюдения требований законодательства.

Где начинается проблема

Потери, связанные со сроком годности, обычно начинаются намного раньше, чем наступает сама дата истечения срока.

Дистрибьютор может закупить больше продукции, чем требуется. На складе смешиваются партии одного и того же товара с разными сроками годности. Склад отгружает товар в порядке поступления и не учитывает, что у более поздней партии срок годности может истекать раньше.

В другом случае товар с истекающим сроком годности выявлен на складе, но эта информация вовремя не доходит до отдела продаж. Агент продолжает продавать обычный ассортимент, а рисковый остаток остаётся нетронутым.

Распространённые причины:

• продукция не учитывается по партиям

• срок годности не фиксируется при приёмке

• возраст партий не анализируется, виден только общий остаток

• план закупок не привязан к фактическому объёму продаж

• отгрузка со склада идёт в неправильной последовательности

• медленный обмен информацией между отделами продаж, закупок и складом

• возвращённый товар смешивается с товарным остатком

• не соблюдаются условия хранения

Каждую партию нужно учитывать отдельно

Один и тот же код товара не означает, что все его коробки находятся в одинаковом состоянии. Если товар поступал несколько раз, дата производства, срок годности и история хранения у каждой партии могут отличаться.

Поэтому при приёмке на склад необходимо зафиксировать как минимум следующее:

• название и код товара

• номер партии

• дата изготовления

• срок годности

• принятое количество

• поставщик

• склад и место хранения

• требуемые условия хранения

При приёмке дату на упаковке нужно сверить с данными в документе. Если дата неразборчива, упаковка повреждена или есть подозрение, что условия хранения были нарушены, товар не следует сразу приходовать в товарный остаток.

Такой товар хранят в специально отведённом месте до завершения проверки.

Используйте принцип FEFO, а не FIFO

Принцип FIFO означает, что первым отгружается товар, который первым поступил на склад. Этот метод работает, когда сроки годности партий истекают в том же порядке, в котором партии поступали на склад.

Для товаров FMCG важнее принцип FEFO: первым отгружается товар с ближайшим сроком годности.

Например, партия, поступившая на склад в январе, может быть годна до декабря, а партия, поступившая в феврале, — до октября. При FIFO первой уйдёт январская партия. По FEFO первой должна быть продана вторая партия, срок годности которой истекает в октябре.

Руководство ФАО и ВОЗ по Кодексу Алиментариус также рекомендует применять принципы FIFO и FEFO для ротации запасов на основе маркировки и сроков годности. Цель — сократить пищевые отходы.

Источник: Кодекс Алиментариус, Руководство по пищевой гигиене.

Чтобы FEFO работал, продукцию нужно правильно разместить и на самом складе:

• товар размещается так, чтобы партию с ближайшим сроком годности было легко взять

• номер партии и дата остаются видимыми

• разные партии не смешиваются

• кладовщику понятно, какую партию отгружать

• партия ещё раз проверяется при сборке заказа

За сколько дней нужно предупреждать

Одного правила «предупреждать за 30 дней» для всех товаров недостаточно. Необходимый срок зависит от общего срока годности товара, скорости продаж, времени доставки и требований клиента.

Например, некоторые торговые сети не принимают товар, у которого остаточный срок годности меньше установленного. Если такое требование есть в договоре, дистрибьютор должен заранее задать собственный лимит внутреннего контроля.

Товары условно можно разделить на четыре группы, для каждой из которых рекомендовано своё действие:

• Безопасный период — отгрузка в обычном режиме продаж по принципу FEFO

• Требуется контроль — регулярно проверять уровень продаж, пересматривать новые закупки

• Высокий риск — назначить приоритет отделу продаж, перевести товар в другой регион или договориться о возврате с поставщиком

• Срок годности истёк — снятие с продажи и утилизация в соответствии с законодательством и внутренними процедурами

Точные пороги в днях определяются отдельно для каждой категории товаров. Применять один и тот же лимит к молочной продукции, напиткам, консервам и бытовой химии некорректно.

Рассчитайте, успеет ли остаток продаться до истечения срока

Информации «45 дней до окончания срока» для решения недостаточно. Нужно ещё посчитать, сколько продукции реально можно продать за этот период.

Упрощённый пример:

• остаток на складе: 600 шт.

• среднедневные продажи: 10 шт.

• до истечения срока годности: 40 дней

При текущем темпе за 40 дней будет продано примерно 400 единиц. Значит, есть риск, что на складе останется 200 штук.

Расчёт выглядит так:

Рисковый остаток = доступный остаток − ожидаемые продажи до истечения срока

Это лишь оценка. На результат также влияют сезонность, акции, праздники, спрос в конкретном районе и требования точек продаж к остаточному сроку годности.

Но даже такой расчёт покажет проблему заранее, а не по факту истечения срока.

Что делать с товаром, у которого истекает срок годности

Первым действием не должна быть большая скидка. Сначала нужно определить, где и почему товар продаётся медленно.

Перевести товар на другой участок или склад

На одном складе товар может продаваться медленно, тогда как на другом спрос высокий. Если сопоставить остаток и темп реализации, товар можно передать туда, где он востребован.

Стоимость перевозки должна быть меньше ожидаемого убытка. Иначе товар просто переедет на другой склад, а проблема останется.

Ставить торговым агентам конкретные задачи

Агент должен получать конкретную информацию, а не общую команду «продавайте больше этого товара»:

• какой товар и какая партия в приоритете

• в каких районах на него есть спрос

• сколько нужно продать

• в какой срок ожидается результат

• каким клиентам можно предложить товар

Оценивать агента только по отгруженному количеству тоже опасно. Если товара отгружено в точку продаж больше, чем она способна продать, он позже вернётся дистрибьютору.

Временно сократить закупку

Закупка новой партии того же товара в прежнем объёме, когда на складе лежит товар с истекающим сроком годности, только усугубляет проблему.

Перед размещением заказа отдел закупок должен видеть не только общий остаток, но и сроки по партиям и объём продаж. При необходимости следующая закупка сокращается или откладывается.

Применять акцию или скидку с расчётом

Скидка помогает продать товар быстрее, но её размер ограничен маржинальностью.

Затраты на акцию нужно сопоставлять с возможными потерями от списания. Предоставляя скидку, нельзя давать покупателю ложную информацию о сроке годности товара или скрывать её.

Договориться о возврате с поставщиком

Если договор предусматривает возврат или обмен, к поставщику нужно обращаться заранее, до истечения срока. За несколько последних дней времени на обработку заявки и отгрузку товара может не хватить.

Условия возврата желательно закрепить письменно заранее:

• минимальный остаточный срок годности для возврата

• кто покрывает расходы на транспортировку

• будет товар заменён или списан

• требования к упаковке и условиям хранения

Отделяйте просроченный товар от продажного остатка

Просроченный или сомнительный товар не должен храниться вместе с активным остатком. Есть риск случайно включить его в заказ.

Такой товар:

• снимается с остатка, доступного для продажи

• переносится в отдельную зону

• фиксируется документом с указанием количества и партии

• получает установленную причину возникновения

• возвращается или списывается в соответствии с действующими требованиями и процедурами компании

Дистрибьютор не должен выбирать способ утилизации просроченного товара на своё усмотрение. В зависимости от типа продукции и местных требований применяется соответствующая процедура.

Условия хранения тоже нужно контролировать

Дата на упаковке действительна только при хранении товара в указанных условиях. При нарушении требований к температуре, влажности, освещению, вентиляции или санитарии продукт может потерять качество ещё до наступления указанной даты.

На складе контролируются:

• температура, установленная для товара

• уровень влажности

• работа холодильного оборудования

• отсутствие прямых солнечных лучей

• товарное соседство

• целостность упаковки

• защита от вредителей

• условия хранения при транспортировке

Отгружать товар, по которому нарушены требования к хранению, автоматически неправильно, даже если срок годности ещё не истёк. Сначала безопасность и качество продукции должны быть оценены в установленном порядке.

Распределение задач между отделами

Проблему трудно решить полностью, если за срок годности отвечает только склад. Зоны ответственности распределяются так:

• Закупки — заказ объёма в соответствии со спросом и доступным остатком

• Склад — учёт партии и срока годности, отгрузка по принципу FEFO

• Продажи — реализация рискового остатка нужным клиентам и на нужных территориях

• Логистика — доставка товара на согласованных условиях

• Финансы — расчёт скидок, возвратов и убытков от списания

• Руководство — определение критериев, ответственности и процедуры контроля

Краткий отчёт по товарам с приближающимся сроком годности можно просматривать раз в неделю. Отчёт должен содержать информацию, которая помогает принимать решения, а не просто перечень товаров.

Какие показатели отслеживать

Если контроль сводится к стоимости списанной продукции, результат виден слишком поздно. Для раннего обнаружения проблемы полезны такие показатели:

• доступный остаток по партиям

• количество дней до истечения срока годности

• средние дневные или недельные продажи товара

• за сколько дней разойдётся текущий остаток

• ожидаемый рисковый остаток

• денежная стоимость товаров с коротким остаточным сроком

• спрос и остатки на других складах

• количество возвращённой продукции

• стоимость списанной продукции

• с чем связана причина проблемы: с закупкой, хранением, продажей или возвратом

Распределение стоимости списанного товара по агентам, складам или отделу закупок нужно не для поиска виноватых. Важно понять, какой процесс требует исправления.

Чем может помочь Sales Doctor

Sales Doctor позволяет видеть данные о продажах, заказах, остатках, возвратах и территориях в одной системе. Сопоставляя, сколько и где осталось товара и с какой скоростью он продаётся, руководитель может определить участки с избыточным остатком.

Это упрощает перенаправление товаров с истекающим сроком годности в районы с высоким спросом, пересмотр следующей закупки и постановку конкретной задачи отделу продаж.

Наличие номера партии, срока годности и автоматических оповещений зависит от конфигурации Sales Doctor в конкретной компании. Эти требования следует отдельно уточнить у Sales Doctor до внедрения.

Сама система не продлевает срок годности товара и не устраняет уже допущенные нарушения. Результат зависит от корректного ввода данных, соблюдения принципа FEFO и своевременных действий подразделений.

Практический контрольный список

Ответьте на эти вопросы, чтобы оценить свой процесс:

• Учитывается ли каждая партия товара отдельно?

• Проверяется ли срок годности при приёмке?

• Отгружается ли товар со склада по принципу FEFO?

• Установлен ли порог предупреждения по истекающему сроку годности?

• Анализируется ли остаток вместе с темпом продаж?

• Получает ли отдел продаж своевременную информацию о рисковом остатке?

• Учитывает ли новая закупка сроки годности имеющихся партий?

• Хранится ли просроченный товар отдельно?

• Анализируются ли причины возвратов и списаний?

• Закреплены ли задачи каждого отдела письменно?

Если на несколько вопросов ответ «нет», пересматривать нужно не только складскую инвентаризацию, но и весь процесс — от приёмки товара до его реализации.

Часто задаваемые вопросы

Что такое FEFO?

FEFO — это принцип, по которому первым отгружается товар с ближайшим сроком годности. Учитывается не дата поступления партии на склад, а то, у какой партии срок годности истекает раньше.

В чём разница между FIFO и FEFO?

При FIFO первым отгружается товар, который раньше поступил на склад. При FEFO приоритет отдаётся партии с ближайшим сроком годности. Для товаров FMCG с ограниченным сроком годности важнее FEFO.

Можно ли продавать товар, если срок его годности близок?

Товар можно продавать, если срок годности не истёк, требования к хранению не нарушены и соблюдены условия, согласованные с точкой продаж. Сообщать покупателю недостоверную информацию о товаре или скрывать срок годности не допускается.

За сколько дней нужно предупреждать?

Единого срока не существует. Лимит определяется исходя из общего срока годности товара, скорости продаж, логистики и условий приёмки у клиентов.

Что делать с просроченным товаром?

Его нужно снять с остатка, доступного для продажи, хранить отдельно и оформить документально. Дальнейшие действия определяются типом продукции, договором с поставщиком и действующими требованиями.

Использованные внешние источники

• Закон «О качестве и безопасности пищевой продукции» — понятия срока годности и безопасности пищевых продуктов

• Закон «О защите прав потребителей» — требования к дате изготовления, сроку годности, условиям хранения и обращению с просроченной продукцией

• Кодекс Алиментариус: Руководство по пищевой гигиене — принципы FIFO и FEFO, проверка дат и рекомендации по недопущению продажи просроченных продуктов

• ВОЗ: складирование и управление запасами — определение FEFO, практика размещения партий и контроля сроков годности